Es gibt verschiedene Zeitmanagementmethoden und -techniken, die du anwenden kannst, um deine Produktivität zu steigern und deine Zeit effektiv zu verwalten. Hier sind einige beliebte Methoden:
- Pomodoro-Methode: Bei dieser Methode unterteilst du deine Arbeit in konzentrierte Intervalle von jeweils 25 Minuten, die „Pomodoros“ genannt werden, gefolgt von einer kurzen Pause von 5 Minuten. Nachdem du einen Satz von vier Pomodoros abgeschlossen hast, machst du eine längere Pause von 15-30 Minuten. Diese Technik hilft, den Fokus zu behalten, verhindert Burnout und steigert die Produktivität.
- Eisenhower-Matrix: Diese Matrix kategorisiert Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Unterteile deine Aufgaben in vier Quadranten:
- Dringend und wichtig: Erledige diese Aufgaben sofort.
Wichtig, aber nicht dringend: Verschiebe diese Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt.
Dringend, aber nicht wichtig: Delegiere diese Aufgaben nach Möglichkeit an andere.
Nicht dringend und nicht wichtig: Streiche diese Aufgaben oder verschiebe sie.
Diese Methode hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren und sich auf Aktivitäten zu konzentrieren, die mit deinen Zielen übereinstimmen. - Zeitblockierung: Lege bestimmte Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben oder Aktivitäten fest. Erstelle einen Zeitplan, in dem du Zeitfenster für verschiedene Projekte, Meetings, E-Mail-Verwaltung, Pausen und persönliche Aktivitäten festlegst. Diese Methode hilft dir, organisiert zu bleiben und dich in den festgelegten Zeiträumen bestimmten Aufgaben zu widmen.
- Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip): Die 80/20-Regel besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Bemühungen resultieren. Bestimme die Aufgaben oder Aktivitäten, die die wichtigsten Ergebnisse liefern oder am meisten zu deinen Zielen beitragen, und setze entsprechende Prioritäten. Konzentriere dich auf die Aufgaben, die den größten Einfluss haben, um deine Produktivität zu optimieren.
- Eat That Frog!: Dieses von Brian Tracy populär gemachte Konzept schlägt vor, die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe (den „Frosch“) als erstes am Morgen zu erledigen. Indem du die schwierigste Aufgabe früh erledigst, verringerst du die Prokrastination und gewinnst Schwung für den Rest des Tages.
- Kanban-Methode: Bei der Kanban-Methode visualisierst du deine Aufgaben auf einer Kanban-Tafel mit Spalten, die verschiedene Stadien darstellen (z.B. zu erledigen, in Arbeit, abgeschlossen). Verwende Karten oder Haftnotizen, um Aufgaben darzustellen, und verschiebe sie nach und nach auf der Tafel. Diese Methode verschafft dir einen klaren Überblick über deine Aufgaben und hilft dir, deine Arbeit auf visuelle und organisierte Weise zu erledigen.
- Getting Things Done (GTD): Bei der GTD-Methode, die von David Allen entwickelt wurde, geht es darum, alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen in einem zuverlässigen System festzuhalten. Es geht darum, Aufgaben zu bearbeiten, zu organisieren und regelmäßig zu überprüfen. Indem du alles festhältst und die Aufgaben in umsetzbare Schritte unterteilst, kannst du die geistige Unordnung reduzieren und die Produktivität steigern.
Zeit ist in unserem schnelllebigen Alltag ein wichtiges Gut geworden. Würde man eine Umfrage erheben, was Menschen in ihrem Leben sehr wichtig ist, würden viele Zeit als sehr wertvoll betiteln und gleichzeitig betonen, wieviel Zeit ihnen fehlt.
Aber warum haben wir in unserer heutigen Gesellschaft immer mehr das Gefühl: Uns kommt die Zeit abhanden?
Verschiedene Faktoren in unserer modernen Welt geben uns das Gefühl: Wir schaffen nicht unsere Aufgaben, es ist nicht mehr genügend Zeit vorhanden, um unsere Ziele zu erreichen und irgendwer oder irgendwas raubt uns unsere wertvolle Zeit.
Die Technisierung, obwohl sie uns auch Erleichterung schenkt, trägt einen Teil zum gefühlten Zeit-Raub, denn Ablenkungen durch verschiedene Medien halten uns von unseren Aufgaben ab.
Vom modernen Menschen wird ein hohes Maß an Flexibilität erwartet und der eigene Anspruch ist gestiegen. So verzettelt man sich schnell, verliert sich in Detailgenauigkeit durch den Wunsch nach Perfektion und hat am Ende des Tages noch eine Menge unerledigter Aufgaben.
In diesem Beitrag werden einige Zeitspar-Tipps und Möglichkeiten eines effizienten Zeitmanagements vorgestellt und auf ihre Wirksamkeit geprüft.
Nicht ablenken lassen!
Wer kennt das nicht? Man tüftelt an einer komplizierten Aufgabe, starrt gebannt auf den Monitor des PCs oder beginnt gerade mit dem Fensterputzen, da klingelt das Handy oder gibt durch einen Ton bekannt, dass eine Nachricht eingegangen ist.
Die meisten Menschen können nicht widerstehen und nehmen ihr Smartphone zur Hand, lesen die Nachricht oder lassen sich in ein Telefongespräch verwickeln. Hat man erst einmal das Handy in der Hand, werden schnell die aktuellen Neuigkeiten auf den Social Medias gecheckt oder geschaut, wer gerade online ist.
Diese Gewohnheit lässt sich nur schwer ablegen, doch sollte man versuchen diesen ablenkenden Verführungen zu widerstehen.
Sich in Achtsamkeit zu üben ist meist der erste Schritt sich nicht von Zeiträubern bestehlen zu lassen, im Moment zu leben und nicht mit den Gedanken schon bei der nächsten unerledigten Aufgabe zu sein.
Jeder sollte darauf achten, was ihn gerade von seiner Tätigkeit ablenkt oder sogar von ihr abhält und diese Ablenkungsversuche ignorieren.
Hier erzielt schon das Leise- oder Abstellen des Smartphones, das Schließen von Facebook während der Arbeit am Computer einen positiven Effekt.
Sich gegen Störungen abschotten
Besonders auf dem Arbeitsplatz ist es vorteilhaft, sich in eine störfreie Blase zu begeben. Wenn man mit mehreren oder sogar nur mit einem weiteren Kollegen im Büro sitzt, vergrößern sich die Möglichkeiten der Ablenkung und die Anzahl der Störfaktoren.
Da telefoniert der Kollege in voller Lautstärke mit einem Kunden aus Asien, da möchte die Kollegin einem ihre schrecklichen Erlebnisse aus dem Winterurlaub erzählen und schon poppt die nächste E-Mail des Zulieferers auf dem Bildschirmmonitor auf. Unter diesen Umständen ist es kein Wunder, dass am Ende des Tages nur ein Bruchteil der gestellten Aufgaben erledigt wurde und dass Flüchtigkeitsfehler sich einstellen.
Dumm nur, dass diese Fehler am nächsten Morgen ausgebessert werden müssen und das raubt wieder Zeit. Nun können sich die wenigsten Arbeitnehmer aussuchen, in welcher Umgebung sie arbeiten können und trotzdem gibt es ausreichend Möglichkeiten diese Zeitkiller zu stoppen.
Muss die Firmenpräsentation in einem bestimmten Zeitrahmen fertiggestellt werden, kann es sinnvoll sein das E-Mail-Programm zu schließen, sodass man nicht von jeder einkommenden E-Mail abgelenkt wird. Hat ein Arbeitnehmer das Glück allein im Büro zu sitzen, kann er an seiner Tür ein Schild „Bitte nicht stören“ hängen und dann komplizierte Arbeiten in aller Ruhe erledigen.
Es ist wichtig die Faktoren zu erkennen, die einem die Arbeitszeit rauben, und diese auszumerzen oder wenigstens zu ignorieren. Wenn die Kollegin das nächste Mal mit ihrer Freundin über den neuesten Büroklatsch spricht, einfach weghören und sich bewusst auf die eigene Arbeit konzentrieren.
Es gibt spezielle Kopfhörer, die gezielt störende Umgebungsgeräusche ausblenden. In einem Großraumbüro lassen sie den Mitarbeiter in einer ruhigen Umgebung arbeiten, das bedeutet eine höhere Konzentrationsfähigkeit, schnelleres und effizienteres Arbeiten sowie eine geringere Fehlerquote.
Jeder Mensch zeigt an einem Tag eine bestimmte Leistungskurve mit Höhen und Tiefen. Darum ist es so wichtig zu wissen, wann man die beste Leistung erbringt. Der Morgenmensch z.B. sollte wichtige Aufgaben morgens erledigen und Sachen, die weniger Konzentration fordern, auf den Nachmittag legen.
Die Eisenhower Methode
Wer sich mit Zeitmanagement befasst, kommt an der Eisenhower-Matrix nicht vorbei. Das Eisenhower Prinzip wird schon seit Jahren erfolgreich genutzt, um Zeit zu sparen und die Produktivität bei der Arbeit zu steigern. Die Methode ist im Grunde recht simpel, führt aber letztendlich zum Ziel.
Sie basiert auf die Einteilung von anstehenden Aufgaben in verschiedene Grade der Dringlichkeit und Relevanz. Dazu erstellt man eine Tabelle, die grob in vier Felder unterteilt wird:
- Relevant/wichtig und dringend/unverzüglich
- Nicht relevant/unwichtig, aber dringend/unverzüglich
- Relevant/wichtig, aber nicht dringend
- Nicht relevant/unwichtig und nicht dringend
Die Aufgaben werden entsprechend in diese Felder eingetragen, sodass ein klares Bild entsteht welche Arbeit sofort erledigt werden muss und welche getrost verschoben werden kann.
Es ist nun viel einfacher die meiste Energie in die wichtigste und dringlichste Angelegenheit zu investieren und so behält man besser den Überblick, vergaloppiert sich nicht und kommt mit seiner Zeit besser hin.
Sprechen geht schneller als Schreiben
Wieviel Zeit vergeudet der moderne Mensch durch Tippen von Nachrichten auf dem Handy oder das Schreiben von E-Mails? Bestimmt mehr als nötig.
Eine gute Alternative zu dem mühseligen Suchen nach den richtigen Buchstaben auf der Tastatur ist das Diktieren. Sprachnachrichten sind blitzschnell per WhatsApp aufgenommen und verschickt und sie sind meistens ausführlicher als die geschriebene Variante, nehmen aber weniger Zeit in Anspruch.
Italk24 z.B. verwandelt Sprache in E-Mails, also einfach diktieren was man schreiben möchte. Hier kann eine Menge Zeit gespart werden und die Hände sind frei für andere Tätigkeiten.https://play.google.com/store/apps/details?id=com.voicenotebook.voicenotebook&hl=de https://www.nuance.com/de-de/dragon.html
Wartezeiten sinnvoll nutzen
Warten bedeutet für viele Menschen vergeudete Zeit, dabei können diese Stunden zur Erledigung vielfältiger Aufgaben genutzt werden. In einem Wartezimmer zu sitzen, auf den Bus oder den Zug zu warten ist meistens nicht nur langweilig, man hat auch das Gefühl diese Wartezeit ist reine Verschwendung. Dabei können diese negativen Aspekte leicht in etwas Positives verwandelt werden.
Warum nicht während dieser Wartestunden schnell E-Mails checken, eine Einkaufsliste erstellen oder sich mittels eines Fachbuches weiterbilden? Besonders lange Flug- oder Zugreisen bieten sich an, die Reisezeit mit Lernen oder mit dem Arbeiten auf dem Laptop sinnvoll auszufüllen. In einem guten Zeitmanagement existieren keine leeren Wartezeiten.
To-Do-Liste und Prioritäten setzen
Eine klar strukturierte Aufgabenliste verschafft einen hervorragenden Überblick über die zu erledigenden Aufgaben und sie kann sehr gut nach Prioritäten geordnet werden. Dabei sollte die wichtigste Sache immer ganz oben stehen und am besten sofort erledigt werden.
Das schenkt einem ein gutes Gefühl und verhindert, sich in Nebensächlichkeiten zu verlieren.
Multitasking raubt Zeit
Obwohl Multitasking heutzutage als eine positive Eigenschaft und erstrebenswerte Art zu arbeiten gesehen wird, kostet es Zeit. Wenn man z.B. zwischen Schreiben eines Briefes und Hören von Nachrichten hin und her wechselt, leidet nicht nur die Konzentration, sondern die Leistungsbereitschaft des Gehirns wird bis zu 40% gemindert.
Das rührt teilweise daher, dass das Gehirn zwischen visueller und auditiver Verarbeitung switchen muss. Beim Multitasking schleichen sich gerne Flüchtigkeitsfehler ein, die erst beim zweiten Hinsehen entdeckt werden. Das kostet wiederum Zeit und Energie, denn jeder Fehler muss ausgemerzt werden.
Gleichartige Aufgaben gleichzeitig erledigen
Arbeiten, die sich in ihrer Art oder Thematik stark ähneln, sollten vorzugsweise im selben Zeitfenster ausgeführt werden, da sich das Gehirn so nicht immer wieder aufs Neue umzustellen braucht.
Steht z.B. das Lernen von Vokabeln und das Verfassen eines englischen Aufsatzes aber auch das Lösen eines mathematischen Problems auf dem Plan, empfiehlt es sich zuerst die Englisch-Aufgaben abzuarbeiten und später sich der Mathematik zu stellen.
Nur 60% der Gesamtzeit einplanen
Wir neigen dazu uns zu verzetteln, wenn wir uns zu viel vornehmen. Bei der Erstellung einer To-Do-Liste ist die Anzahl der zu erledigenden Aufgaben meist zu hoch. Eine realistische Zeitplanung zeichnet sich dadurch aus, dass nur 60% des Arbeitspensums an einem Tag geschafft werden.
Überhäuft man sich selbst mit Arbeit, bleiben bestimmte Aufgaben unerledigt, daraus resultieren Frustration sowie Schuldgefühle und die Motivation sinkt. Besser ist es, realistisch zu planen, denn die Befriedigung nach Beendigung der Arbeit lässt uns motiviert in den nächsten Tag starten.
Zeit sparen mit dem Pareto-Prinzip
Das Zeitmanagement System Pareto basiert auf einer einfachen Formel: Anstatt 100% für ein Ergebnis zu investieren, genügt es nur einen Aufwand von 20% zu betreiben für ein Resultat von rund 80%. Damit lässt sich viel Zeit gewinnen und es spart Energien und Ressourcen.
Die 80/20 Regel zeigt, dass der größte Teil an Energie, die jemand aufbringt, um Erfolg zu haben nutzlos ist. Es wird um den eigentlichen Kern der Aufgabe eine Menge nicht-zielführende Arbeit verrichtet, die man sich getrost sparen könnte.
So werden bei einem Callcenter z.B. nur 20% der geführten Telefonate zu einem Abschluss führen, 80% der Gespräche laufen ins Nichts. Wie findet man aber die gewünschten 20%, damit Zeit und Energie gespart werden kann?
Das ist eine der wichtigsten Aufgaben zur Optimierung des Zeitmanagements, es muss eine Analyse durchgeführt werden, welche Tätigkeit oder welche Investition zum Ziel führt. Auf diese 20% sollte sich dann verstärkt konzentriert werden und die restlichen Nebenaufgaben können zurückgestellt werden.
Online schlägt Real Life
Zum Glück gibt es immer mehr Angebote, Apps und Programme im Internet, die uns das Leben erleichtern und helfen Zeit zu sparen. Einkaufen und andere Erledigungen nehmen immer viel Zeit in Anspruch.
Neben der Haupttätigkeit z.B. dem Kaufen von Lebensmitteln, die viel Zeit in Anspruch nimmt, muss zu dem Supermarkt gefahren, ein Parkplatz gefunden werden und am Ende wartet man in einer langen Schlange vor der Kasse. Wieviel besser könnte die Zeit genutzt werden, die hier für das Fahren, Suchen und Warten verbraucht wird?https://simplora.netlify.app/
Online das eigene Auto um- oder anmelden
Jeder, der schon mal ein Auto bei der KFZ-Zulassung an- oder umgemeldet hat, weiß wieviel Zeit dabei drauf geht. Zudem ist nicht die reine bürokratische Ausführung der Zeitfresser, sondern das lange Warten im vollen Vorzimmer. Warum das Auto nicht einfach online um- oder anmelden?
Die internetbasierte Kfz-Zulassung (i-Kfz) macht es möglich. Der Fahrzeughalter benötigt nur einen Personalausweis mit eID-Onlinefunktion, Fahrzeugbrief und -Schein mit Sicherheitscodes und eine EC- oder Kreditkarte.
Nun kann der Wagen nicht nur auf einen neuen Halter zugelassen oder das erste Mal angemeldet werden, sondern auch weitere Funktionen stehen zur Verfügung. Bezahlt wird bequem online.https://www.adac.de/rund-ums-fahrzeug/auto-kaufen-verkaufen/kfz-zulassung/zulassung-online/
Wasserkästen schleppen war gestern
Es existieren mehrere Getränkelieferanten, die einen Lieferservice im Internet anbieten. Einfach die gewünschten Getränke bestellen und sich die Erfrischungen nach Hause liefern lassen. So wird Zeit gespart, denn Fahrtzeit, lästige Parkplatzsuche und langes Einkaufen fallen weg.https://www.wir-liefern-getraenke.de/
Nie wieder in der falschen Schlange stehen
Niemand steht gerne nach einem Einkauf im Supermarkt vor einer langen Schlange an der Kasse, denn niemand hat Zeit zu verschenken. Die Firma Edeka hat jetzt eine App, vorerst nur in Pinneberg und Hamburg nutzbar, für Smartphones entwickelt mit dem schönen Namen Koala (Kaufen ohne Aufwand und langes Anstehen). Einfach über die App seinen Einkauf bezahlen und an der Warteschlange vorbeimarschieren.
Kontaktlos Bezahlen
Den Einkauf mit der Kreditkarte zu begleichen, geht schneller als die Bezahlung mit Bargeld. Noch flotter funktioniert das kontaktlose Bezahlen durch Google Pay & Co, es dauert in der Regel nur etwa 11 Sekunden, ist somit doppelt so schnell wie Reguläres Bezahlen und hygienischer.
Man braucht für diesen kontaktlosen Bezahlvorgang noch nicht einmal eine Kreditkarte, sondern es funktioniert auch mit einer speziellen App von der Deutschen Bank, der Sparkasse und weiteren Banken. Voraussetzung ist das eigene Girokonto bei diesen Geldinstituten.
Im Internet aussuchen, im Geschäft abholen
Diese unkomplizierte und zeitsparende Art nützliche und schöne Dinge zu kaufen nennt sich: Click & Collect. Der Kunde kann sich vorab in aller Ruhe die gewünschte Ware online aussuchen, diese sofort bezahlen und später von dem entsprechenden Shop mit nach Hause nehmen.
Die Zeit wird nicht durch Fahren von einem Geschäft zum anderen verschwendet und der Bezahlvorgang ist im Voraus abgeschlossen. Diese Art von Ware beschränkt sich nicht nur auf Kleidung oder ähnliches, es ist auch möglich Lebensmittel im Internet über die entsprechenden Webseiten zu bestellen und bequem nach Hause liefern zu lassen. So bieten z.B. Rewe, myTime.de und Allyouneed diesen kundenfreundlichen Service an, der dazu das eigene Zeitmanagement optimiert.